Как проводить вовлекающие собрания, планёрки, летучки, совещания с командой

Почему для многих руководителей деловые собрания и другие рабочие встречи с командой – это стресс. Основные причины:

1. Только мне это надо. Собираешь людей, чтобы решить проблему или проинформировать, а в ответ претензии.

2. Люди вообще не вовлекаются в обсуждение. Сидят и хлопают глазами.

3. Вы поговорили, договорились, а через неделю ничего не сделано. И начинаются вопросы.

4. Вас пугают такие встречи. О чем говорить, как реагировать, я один против всех.

5. Не понимаете зачем это надо. Мы итак всё время вместе. Все и так всё знают.

Деловое совещание - это рабочая встреча, которая может проводиться с разными целями. В зависимости от них выделяют следующие виды деловых совещаний.
Собрание / совещание - проинформировать о текущем статусе дел в бизнесе, новостях, обсудить и решить рабочие вопросы.
Планёрка / летучка / мит-ап / стенд-ап - быстро синхронизироваться, что было сделано за предыдущий период (неделя или день), какие цели на ближайшее время, какие есть вопросы и проблемы.
Мозговой штурм - выработка решения на по заданному вопросу или проблеме.
Стратегическая сессия - рабочая встреча длительностью 1-2 дня, цель которой разработка планов и инициатив, которые влияют на долгосрочное развитие компании.
Ретроспектива - новый вид встреч в регуляном менеджменте, который пришел из проектного управления. Цель - улучшить взаимодействие внутри команды.

Переходим к самому вкусному.
Какие вопросы задавать потенциальным подчиненным на собеседовании?

Есть и другие виды деловых собраний. Не столь важны названия, сколько подготовка, план и фасилитация в процессе. Ниже алгоритм, как подготовиться и провести вовлекающую встречу с командой.

1 шаг. Всё всегда начинается с цели собрания.

Определите, что какой результат вы хотите получить по итогам встречи: довести новую информацию, выработать конкретные решения, синхронизироваться и т.д.

2 шаг. В зависимости от цели нам нужен сценарий, участники, тайминг и правила.

Прежде, чем перейдем к сценариям, давайте разберем ошибки.

1. Отходить от цели. Всё, что не по теме – паркуем.
2. Звать пассажиров. На встрече должны быть только те сотрудники, кто может внести вклад в достижение цели.
3. Люди пришли неподготовленные. Обсуждаем, что должно быть подготовлено к следующему разу и переносим.
4. Нет правил. Перебивают, критикуют, сидят в компах и телефонах.
5. Руководитель говорит 80% времени. Хотите вовлечение, спрашивайте и давайте слово. Вы не самый умный в этой комнате. Для этого и нужен заранее подготовленный формат. Примеры дальше.
6. Нет сверки и фиксации задач. Тогда через неделю вы и команда и половины не вспомните.
7. Уходим от проблем и возражений. Качественная дискуссия полезна. Именно разность мнений дает возможность рассмотреть проблему со всех сторон.
8. Нет тайминга. Один растекается мыслями по древу, остальные уже спят.

Правила деловых встреч:

В основе продуктивной командной работы всегда лежит взаимное доверие и уважение. Построить это сложно и долго, а потерять очень легко. И здесь на выручку приходят правила. Когда мы теряем уважение и доверие - когда кто-то нарушает правила

Мы их озвучиваем на первой встрече и постоянно повторяем, пока люди не привыкнут. Например:

Повестка встречи высылается заранее, чтобы каждый подготовился.
Опоздал один – остальные не ждут. Начинаем вовремя, заканчиваем вовремя.
Не говорим все одновременно. Говорить и слушать одновременно невозможно
Не перебиваем и не критикуем.
Высказался, передал слово.
Тайминг. Правило 2х минут.
Кто фиксирует договоренности. Когда и как их высылает.
Как отслеживаем прогресс.

Сценарии деловых встреч с командой. Несколько распротраненных примеров.

Еженедельное собрание с командой.
Цель - информирование, подведение итогов предыдущей недели и определение приоритетов на новую. Я всегда начинаю с легкого разогрева. Как дела? Как провели выходной? Как здоровье. Буквально пара минут, чтобы все собрались и настроились.

Следующие 10-15 минут руководитель озвучивает итоги недели, новости и ключевые приоритеты для команды на новую неделю .

Затем каждый подчиненный коротко озвучивает свои итоги и задачи на новый период. Также, какие есть новости и вопросы к команде. 5 минут. Важно, что на собрании обсуждаются только короткие вопросы, решение по которым можно принять быстро. Остальное выносится за пределы собрания.

В итоге за 40-60 минут все высказались.
У команды и руководителя появляется ясность, что происходит, где мы находимся, какие приоритеты и проблемы.

Ежемесячное совещание. Как правило, проводится, чтобы проанализировать период в месяц, квартал. По длительности 2-3 часа. Каждый участник готовит доклад или презентацию по своему блоку. Здесь особенно важно следовать адженде или повестке встречи. На каждый блок закладывается дополнительное время для обсуждения вопросов.

- Летучка, планёрка, стенд ап. По длительности 15-30 минут. Регулярность - ежедневно или 2-3 раза в неделю. Каждый участник за 2-3 минуты озвучивает, что было сделано вчера, какие планы на сегодня, какие есть сложности и вопросы. Такой формат распространен в отделах продаж или в ситуациях, когда компания находится в кризисе или нужна высокая скорость работы.-

Экспресс метод мозгового штурма.

Вводная. Руководитель озвучивает цель на встречу - какую проблему мы решаем. Например, нам нужно сменить поставщика услуг.
Сценарий. Всего 3 раунда обсуждения. На каждом раунде каждый участник высказывает только 1 мысль и далее передает слово следующему.
1 раунд. Каждый высказывает свои возражение по альтернативным поставщикам. Важно, чтобы один человек поделился только 1 возражением, даже если у него их много. Так будет что добавить следующему и не получится, что говорит постоянно один и тот же самый активный участник. Если все по кругу высказались один раз, вы идете на второй круг, пока все возражения не закончатся. Если кому-то из участников нечего добавить, они пропускают свой ход.
2 раунд. Каждый высказывает свои идеи и предложения. 1 круг = 1 предложение от каждого. Раунд продолжается по кругу, пока есть идеи.
3 раунд. Выбор решения. Каждый отдает свой голос за 1 из идей из второго круга.

Это самые простые примеры проведения рабочих встреч. Главное, что важно - это цель и подготовленный заранее формат, в котором участвуют все. Если ранее вы не проводили собрания с командой, то помните, что вовлечение начинается более активно с 3-ей встречи. Сотрудникам нужно привыкнуть к новому формату и начать открыто высказываться.

Скучно, но важно

Контактная информация

Телефон: +7 964 566-99-67
Email: eelizarova123@gmail.com
Адрес: Москва, Россия

ИП Елизарова Екатерина Вячеславовна