Что такое ретроспектива и как проводить её в команде, чтобы вовлечь всех участников?

Ретроспектива — это встреча команды, на которой участники обсуждают результаты работы за определённый период. Сама методология пришла из Agile, когда в конце спринта Scrum проектная группа собирается, чтобы обсудить процесс работы и то, что требует улучшения. В последние годы ретро (уже общепринятое сокращение) прекрасно прижилось в регулярном менеджменте и используется как самодостаточный элемент управления.

🎯 Цель этой встречи — выявить успешные практики и области, требующие улучшения.

Это поможет команде не только оценить достижения,

но и наладить конструктивный диалог о проблемах.

Основное отличие ретро-встреч от классического подведения итогов заключается в том, что мы обсуждаем не конкретный результат, например выполнение плановых показателей. Мы обсуждаем, что мы, как команда, делали хорошо и что у нас пока не получается.

Основной фокус направлен на процессы и взаимодействие,

а не анализ метрик.

Ретроспективы необходимы для достижения нескольких ключевых целей:
☑️ Честная и открытая обратная связь: команда не боится критиковать и высказываться о том, что сработало хорошо, а что вызвало трудности.

☑️ Внедрение улучшений: участники предлагают идеи по оптимизации процессов и составляют конкретный план.

☑️ Укрепление взаимодействия: открытое обсуждение помогает сформировать доверительные отношения между членами команды.

Чтобы провести грамотную ретроспективу, следуйте этим рекомендациям:
1. Подготовка.
— Определите время и место встречи. Продолжительность — 1–1,5 часа.

— Назначьте модератора, который будет вести обсуждение. Если модератор — сам руководитель, то лучше оставаться в этой роли от начала и до конца.

— Подготовьте необходимые материалы (например, флипчарты или стикеры или виртуальную доску для онлайн-ретроспективы).

2. Элементы разогрева или айс-брейкинг.
Заранее продумайте, как расслабить и вовлечь участников. Для этого используйте простые упражнения из тренингов. Необычное представление участников «какой ты сегодня супергерой» или «2 правды и 1 ложь», или «3 необычных факта обо мне, которые никто не знает». Варианты можно найти на площадках по фасилитации.

Данный элемент обязателен и позволяет участникам почувствовать себя безопасно.

3. Правила.
Обсудите с командой правила встречи. Не перебивать, высказываться по очереди и т.д.

4. Сбор данных.

— Заранее подготовьте вопросы для обсуждения. В идеале — три, максимум четыре. Самые распространенные:

Что мы, как команда, делали хорошо в оцениваемом периоде?

Что у нас не получилось или что пока не работает?

Что можно улучшить?

— Сосредоточьтесь на обсуждении процессов и взаимодействия, на которые участники могут непосредственно повлиять. Нет смысла обсуждать сокращение рынка или другие внешние факторы.

5. Обсуждение.
Дайте высказаться каждому участнику. Для этого отлично подходят карточки. Например, сначала каждый участник заполняет карточки по всем трём вопросам. Затем модератор группирует карточки в похожие блоки и озвучивает их. По некоторым карточкам модератор может запросить пояснения: «Что подразумевалось под комментарием "долгое согласование проекта" ?»

Если в команде больше пяти человек, можно разделить участников на группы. Каждая группа обсуждает ответы на три вопроса и заполняет карточки, а затем лидер группы представляет результат, а остальные дополняют его.

6. Подведение итогов.
— Составьте список действий для улучшения. Важное правило — фокусироваться на главном.

На некоторых ретро-встречах участники могут набросать целый список из 10–20 пунктов для улучшения. И все они канут в Лету. Выберите топ-3, которые вы точно реализуете до следующей встречи. Это и будет самой сильной мотивацией для команды.

«Нас слышат —мы становимся лучше».

— Определите ответственных за внедрение предложенных изменений.
Большая ошибка, когда руководитель назначает ответственным только себя. Ответственность должна быть коллективной. Распределите задачи между командой и собой.

7. Документирование.
— Запишите ключевые моменты обсуждения и принятые решения.

— Распространите протокол среди участников для дальнейшего использования.

— Действуйте! Команда — наш главный заказчик. Сначала сотрудники, потом клиенты.

Рассмотрим популярные:
«Начни-остановись-продолжи». Участники обсуждают, что нужно начать делать, что прекратить и что продолжить.

«Доска эмоций». Используйте визуальные инструменты, чтобы отобразить эмоции участников по поводу прошедшего периода. После этого составьте список того, что мы продолжаем делать, а что требует улучшения и каким образом.

«5 почему». Анализ причин проблем путем последовательного задавания вопроса «Почему?» до пяти раз.

Каждая из этих методик помогает команде глубже понять внутренние процессы и выявить пути

для улучшения. Зная принцип, вы можете создать свою методику и действовать.

Итак, правильная организация и проведение ретроспективы помогают создать открытую атмосферу для обсуждения проблем и поиска решений. А регулярное применение этого подхода поможет команде достигать поставленных целей и поддерживать необходимый уровень мотивации среди участников.

Ретроспектива — это инструмент для командного развития и повышения эффективности работы.