Отпуск сотрудников:
секреты топ-руководителей, как избежать переработок
и доплат в команде
Проверенные методы управления командой в период отпусков.
Как избежать переработок и доплат, сохранив продуктивность.
Практические инструменты и примеры.
4 июня 2025 г.
Как избежать переработок и доплат, сохранив продуктивность.
Практические инструменты и примеры.
4 июня 2025 г.
Сезон отпусков — испытание для руководителей. Надо обеспечить бесперебойную работу, когда сотрудники друг за другом уходят в отпуск, а вдобавок кто-то уходит на больничный. Важно избежать переработок, чтобы люди не сгорели на работе и сохраняли продуктивность. А ещё сделать так, чтобы не клянчили доплату за каждую новую задачу и не тратить бюджет компании. Задача непростая, но решаемая.
Если коротко, управление командой в период отпусков строится на четырех китах:
1) Широкие границы ответственности — для гибкости команды, чтобы сотрудники справлялись
с разнообразными задачами.
2) Правильная балансировка — для равномерного распределения работы между всеми членами команды.
3) Управленческая рамка — для чётких стандартов работы и структурирования взаимодействия внутри команды.
4) Забота лидера — чтобы поддерживать мотивацию сотрудников и создавать благоприятную рабочую атмосферу.
с разнообразными задачами.
2) Правильная балансировка — для равномерного распределения работы между всеми членами команды.
3) Управленческая рамка — для чётких стандартов работы и структурирования взаимодействия внутри команды.
4) Забота лидера — чтобы поддерживать мотивацию сотрудников и создавать благоприятную рабочую атмосферу.
Теперь давайте каждый пункт рассмотрим подробнее.
Содержание:
Как организовать работу команды в период отпусков
Как организовать работу команды в период отпусков
Задача руководителя — обеспечить бесперебойную работу даже в периоды отсутствия сотрудников. Временные отпуска — это естественная часть рабочего процесса. Поэтому руководитель должен выстроить систему, где каждый сотрудник способен подменить коллегу, а общий результат не страдает. И почему компания должна платить двойной бюджет во время отпуска?
Здесь есть два секрета, как организовать работу команды: широкие границы ответственности и правильная балансировка.
Здесь есть два секрета, как организовать работу команды: широкие границы ответственности и правильная балансировка.
Широкие границы ответственности
Каждый руководитель хочет видеть свою команду как единое целое, где каждый сотрудник может подменить другого и вместе команда достигает общих целей. Мы вкладываемся в развитие наших сотрудников, подбираем кадры, создаем условия для их работы и многое другое. Но часто вместо единого механизма получается разрозненные винтики-шпунтики. То есть подразделения и сотрудники замыкаются на своих непосредственных обязанностях, за каждую задачу вне своего привычного поля работы требуют доплату.
Чтобы добиться взаимозаменяемости и слаженной работы, доносите до каждого подразделения
и сотрудника, что их работа — не просто выполнение отдельных задач, а вклад в общий результат.
Если каждый думает об общем результате, а не только о своей узкой задаче, то у вас более гибкая команда.
и сотрудника, что их работа — не просто выполнение отдельных задач, а вклад в общий результат.
Если каждый думает об общем результате, а не только о своей узкой задаче, то у вас более гибкая команда.
На примере компании в целом
Продажники перестают считать себя только «продавцами», а видят картину целиком. Они понимают, сколько и когда может выдать производство, как своевременно планировать заказы и отгрузки, и зачем правильно оформлять документы для бухгалтерии.
Производственники не считают себя царями компании, потому что продукт — это из рук дело. Они осознают, что без продаж их продукт лежал бы на складе, почему важно своевременно выполнять заказы и оперативно реагировать на потребности рынка.
Бухгалтерия не восседает над всем, а помогает бизнесу работать. Они объясняют всем, как должны выглядеть документы и почему, помогают наладить правильное оформление документов на всех этапах — от заключения сделки до получения оплаты.
Как руководителю добиться понимания общих целей и фактического результата — примеры инструментария:
▸ Ежемесячные анонсы / видео созвоны для всех сотрудников с презентацией ключевых целей
и фактических показателей.
▸ Своевременное разрешение кросс-функциональных конфликтов.
▸ Погружение сотрудников в работу смежных подразделений. Когда команда продаж работает один день
в месяц на производстве, а бухгалтерия присоединяется на визит к клиентам.
Продажники перестают считать себя только «продавцами», а видят картину целиком. Они понимают, сколько и когда может выдать производство, как своевременно планировать заказы и отгрузки, и зачем правильно оформлять документы для бухгалтерии.
Производственники не считают себя царями компании, потому что продукт — это из рук дело. Они осознают, что без продаж их продукт лежал бы на складе, почему важно своевременно выполнять заказы и оперативно реагировать на потребности рынка.
Бухгалтерия не восседает над всем, а помогает бизнесу работать. Они объясняют всем, как должны выглядеть документы и почему, помогают наладить правильное оформление документов на всех этапах — от заключения сделки до получения оплаты.
Как руководителю добиться понимания общих целей и фактического результата — примеры инструментария:
▸ Ежемесячные анонсы / видео созвоны для всех сотрудников с презентацией ключевых целей
и фактических показателей.
▸ Своевременное разрешение кросс-функциональных конфликтов.
▸ Погружение сотрудников в работу смежных подразделений. Когда команда продаж работает один день
в месяц на производстве, а бухгалтерия присоединяется на визит к клиентам.
На примере отдела продаж
Сотрудники работают на принципах взаимозаменяемости и взаимной поддержки:
— оперативно подключаются к сделкам, используя наработки и материалы коллег. Не боятся брать на себя новые задачи и активно изучают особенности этих сделок;
— делятся знаниями и опытом, обучая друг друга специфике работы с определёнными клиентами и продуктам;
— не замалчивают данные и проблемы, а открыто обсуждают любые вопросы и сложности, помогая друг другу находить оптимальные решения;
— совместно разрабатывают стратегии по улучшению качества обслуживания клиентов и повышению эффективности работы отдела. Они активно участвуют в мозговых штурмах и предлагают инновационные идеи для развития бизнеса;
— осознают, что их совместные усилия направлены на общий результат.
Как руководителю добиться взаимозаменяемости, поддержки и результата — примеры инструментария:
▸ Еженедельная информированность на общих летучках о результатах каждого.
▸ Проведения стратсессий со всей командой и ретроспектив.
▸ Создание проектных групп для улучшения процессов и продуктов.
Сотрудники работают на принципах взаимозаменяемости и взаимной поддержки:
— оперативно подключаются к сделкам, используя наработки и материалы коллег. Не боятся брать на себя новые задачи и активно изучают особенности этих сделок;
— делятся знаниями и опытом, обучая друг друга специфике работы с определёнными клиентами и продуктам;
— не замалчивают данные и проблемы, а открыто обсуждают любые вопросы и сложности, помогая друг другу находить оптимальные решения;
— совместно разрабатывают стратегии по улучшению качества обслуживания клиентов и повышению эффективности работы отдела. Они активно участвуют в мозговых штурмах и предлагают инновационные идеи для развития бизнеса;
— осознают, что их совместные усилия направлены на общий результат.
Как руководителю добиться взаимозаменяемости, поддержки и результата — примеры инструментария:
▸ Еженедельная информированность на общих летучках о результатах каждого.
▸ Проведения стратсессий со всей командой и ретроспектив.
▸ Создание проектных групп для улучшения процессов и продуктов.
Широкие границы ответственности — позволяют сотрудникам гибко выполнять
различные задачи.
Нюанс: предусмотрите в должностных инструкциях сотрудников аспект взаимозаменяемости
и взаимодополняемости. Официально зафиксируйте принципы взаимопомощи, когда сотрудники поддерживают друг друга, временно замещая в случае необходимости.
и взаимодополняемости. Официально зафиксируйте принципы взаимопомощи, когда сотрудники поддерживают друг друга, временно замещая в случае необходимости.
Пример из должностной инструкции специалиста отдела продаж
— Общие положения:
Специалист отдела продаж является частью единой команды и работает на принципах взаимозаменяемости и взаимодополняемости.
— Принципы взаимопомощи:
Сотрудник обязан оказывать поддержку коллегам по отделу продаж в любой ситуации, включая временное замещение при необходимости.
В случае отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск и т.д.) другие члены команды обязаны оперативно подключиться к выполнению его задач, используя имеющиеся наработки и материалы.
— Обязанности по взаимозамещению:
Специалист должен быть готов к выполнению задач, выходящих за рамки его непосредственных обязанностей, при условии наличия соответствующей подготовки и компетенций.
Временно замещая коллегу, сотрудник обязан ознакомиться с текущими проектами и клиентами, используя предоставленные материалы и консультации.
— Обучение и развитие:
Сотрудник обязан делиться опытом и знаниями с коллегами, участвуя в тренингах и семинарах по обмену опытом.
Способствовать повышению квалификации других членов команды через совместные проекты и наставничество.
— Коммуникация:
Обеспечивать оперативную связь с коллегами по всем вопросам, касающимся выполнения задач и проектов.
Информировать руководство и коллег о любых возникших проблемах и предлагать пути их решения.
— Общие положения:
Специалист отдела продаж является частью единой команды и работает на принципах взаимозаменяемости и взаимодополняемости.
— Принципы взаимопомощи:
Сотрудник обязан оказывать поддержку коллегам по отделу продаж в любой ситуации, включая временное замещение при необходимости.
В случае отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск и т.д.) другие члены команды обязаны оперативно подключиться к выполнению его задач, используя имеющиеся наработки и материалы.
— Обязанности по взаимозамещению:
Специалист должен быть готов к выполнению задач, выходящих за рамки его непосредственных обязанностей, при условии наличия соответствующей подготовки и компетенций.
Временно замещая коллегу, сотрудник обязан ознакомиться с текущими проектами и клиентами, используя предоставленные материалы и консультации.
— Обучение и развитие:
Сотрудник обязан делиться опытом и знаниями с коллегами, участвуя в тренингах и семинарах по обмену опытом.
Способствовать повышению квалификации других членов команды через совместные проекты и наставничество.
— Коммуникация:
Обеспечивать оперативную связь с коллегами по всем вопросам, касающимся выполнения задач и проектов.
Информировать руководство и коллег о любых возникших проблемах и предлагать пути их решения.
Правильная балансировка
Ещё одна задача руководителя — распределить задачи отсутствующего сотрудника так, избегая перегрузку и выгорание. Я называю это правильной балансировкой задач. Суть подхода в том, чтобы все понемногу берут задачи сотрудника в отпуске и никто не перегружен. Руководитель при этом становится частью системы взаимопомощи.
За годы управленческой практики я выработала свои методы балансировки. Они помогают учитывать приоритеты задач, компетенции сотрудников и их текущую загруженность. Рассказываю о них в алгоритме ниже.
За годы управленческой практики я выработала свои методы балансировки. Они помогают учитывать приоритеты задач, компетенции сотрудников и их текущую загруженность. Рассказываю о них в алгоритме ниже.
- Составить список задач.Попросите сотрудника, который уходит в отпуск, выписать все свои дела. Пусть сделает это заранее, за неделю-полторы. Лучше, если он сразу отметит, что срочно и важно, а что можно отложить до его возвращения, кому рекомендует передать дела.
- Написать письмо-инструкцию.Это тоже делает сотрудник-отпускник. Пусть он напишет подробную инструкцию, что нужно сделать по каждой задаче. Где брать данные, к кому обращаться в случае чего и в каком виде нужен результат.
Если сотрудник говорит, что коллеги и так всё знают, или предлагает рассказать устно —
не ведитесь. Нужен чёткий документ, чтобы не доставать его же вопросами в отпуске. - Распределить задачи по исполнителям.При этом учитывайте текущую загрузку каждого члена команды и их компетенции. Например, проведите совещание. Пусть команда расскажет о текущих проектах и как видит варианты временного перераспределения задач.
Если кому-то из сотрудников не хватает компетенций, и вы давно хотели его обучить, воспользуйтесь летним периодом. Это принесет пользу всей команде в долгосрочной перспективе. - Установить дедлайны.Для важных и объёмных задач назначьте промежуточные дедлайны. И заложите чуть больше времени, так как у сотрудника на выполнение новой задачи может уйти больше времени,
чем у того, кто делает эту работу регулярно. - Провести инструктаж.Сотрудники должны понимать, какие задачи им поручены и как действовать в случае непредвиденных ситуаций. Письмо от отпускника, регламенты и инструкции — в помощь.
Пример таблицы с задачами, сроками и подсказками на время отпуска
Правильная балансировка нагрузки — обеспечивает равномерное распределение работы между всеми членами команды.
Нюанс раз: напоминайте команде, что взаимопомощь — это не услуга, а часть нашей ежедневной работы. Сегодня вы применяете коллегу, а завтра он подменит вас в сложной ситуации. Это нормально и правильно.
Нюанс два: не путайте временное перераспределение задач с дополнительной нагрузкой. За выполнение работы, выходящей за рамки трудовых обязанностей по должности, полагается доплата. Статья 151 Трудового кодекса РФ регулирует порядок оплаты труда при дополнительной нагрузке сотрудника.
Нюанс два: не путайте временное перераспределение задач с дополнительной нагрузкой. За выполнение работы, выходящей за рамки трудовых обязанностей по должности, полагается доплата. Статья 151 Трудового кодекса РФ регулирует порядок оплаты труда при дополнительной нагрузке сотрудника.
Как сделать так, чтобы сотрудники принимали временные задачи
Как сделать так, чтобы сотрудники принимали временные задачи
Представьте: вы тщательно спланировали нагрузку, уверены в возможностях своей команды,
но столкнулись с сопротивлением. Сотрудники говорят, что конкуренты-то доплачивают своим, пока кто-то в отпуске. Да и в целом ситуация такова, что они не готовы брать на себя дополнительные обязанности.
В таких случаях на помощь приходят управленческая рамка и настоящая забота о команде.
но столкнулись с сопротивлением. Сотрудники говорят, что конкуренты-то доплачивают своим, пока кто-то в отпуске. Да и в целом ситуация такова, что они не готовы брать на себя дополнительные обязанности.
В таких случаях на помощь приходят управленческая рамка и настоящая забота о команде.
Управленческая рамка
Термин «управленческая рамка» ввела эксперт нашего Клуба руководителей Наталья Кановская.
Суть вот в чём: в команде должны быть чёткие и прозрачные правила игры. Эти правила — своего рода границы или нормы поведения в команде. Руководитель эти правила определяет, а затем всегда и для всех держит эту управленческую рамку.
Суть вот в чём: в команде должны быть чёткие и прозрачные правила игры. Эти правила — своего рода границы или нормы поведения в команде. Руководитель эти правила определяет, а затем всегда и для всех держит эту управленческую рамку.
Основные принципы управленческой рамки
- Единые правила для всехВ команде не должно быть двойных стандартов. Все сотрудники работают по одинаковым правилам и нормам, независимо от их должности или статуса.
- Прозрачность и справедливостьВсе члены команды должны понимать, какие задачи и обязанности на них возложены, а также какие последствия могут быть за их выполнение или невыполнение.
- Отсутствие скрытых привилегийНикто не должен получать дополнительные преимущества или доплаты за выполнение задач отсутствующего сотрудника без веских на то оснований.
- Чёткость и последовательностьПравила должны быть чётко сформулированы и последовательно применяться ко всем членам команды. Это создаёт атмосферу доверия и предсказуемости.
- Законность и обязательностьУправленческая рамка становится законом для всей команды, обеспечивая стабильность и порядок в рабочих процессах.
Управленческая рамка — фундаментальный инструмент для формирования сплочённого
и продуктивного коллектива.
Забота лидера
В сезон отпусков кого-то из команды всегда нет, а результат спрашивают как прежде или даже больше, если речь о сезонном бизнесе. Когда команде надо грести, а в лодке не хватает людей, как никогда нужна поддержка руководителя. Важно создать условия, при которых сотрудники чувствуют себя частью единого целого, несмотря на временные изменения.
В такие моменты я чаще провожу командные встречи, еженедельные встречи, 1-на-1 с прямыми подчиненными. Спрашиваю, что болит, чего не хватает, чем помочь. На основе обратной связи оперативно принимаю меры по перераспределению задач, предоставлению дополнительной поддержки или ресурсов.
В такие моменты я чаще провожу командные встречи, еженедельные встречи, 1-на-1 с прямыми подчиненными. Спрашиваю, что болит, чего не хватает, чем помочь. На основе обратной связи оперативно принимаю меры по перераспределению задач, предоставлению дополнительной поддержки или ресурсов.
Еженедельные командные собрания:
— обзор текущих задач,
— обсуждение проблем,
— планирование на неделю.
Индивидуальные встречи 1-на-1:
— оценка нагрузки,
— обратная связь,
— поддержка в сложных ситуациях.
Оперативные совещания:
— решение срочных вопросов,
— координация действий,
— корректировка планов.
— обзор текущих задач,
— обсуждение проблем,
— планирование на неделю.
Индивидуальные встречи 1-на-1:
— оценка нагрузки,
— обратная связь,
— поддержка в сложных ситуациях.
Оперативные совещания:
— решение срочных вопросов,
— координация действий,
— корректировка планов.
Мы должны помнить о людях, которые делают общий результат. Это особенно важно
в «горячий сезон», когда надо бежать в том же темпе, а команда не в полном составе.
Итак, мы рассмотрели четыре секрета управления командой в сезон отпусков: широкие границы ответственности, правильная балансировка, управленческая рамка и забота лидера. Это те принципы, которые помогают избежать переработок, не превращать доплаты за временные новые задачи в норму
и сохранять высокую эффективность команды даже в периоды высокой нагрузки.
и сохранять высокую эффективность команды даже в периоды высокой нагрузки.
От Клуба руководителей
Управленческий лайфхак для руководителей, которые сами уходят в отпуск:
Пример: три руководителя возвращаются после отпуска. У первого команда во время его отсутствия просела, у второго — никаких изменений, у третьего — проявили себя лучше, чем с боссом.
Вопрос: кто из них хороший руководитель?
Ответ: второй. Он правильно распределял и развивал ресурсы.
Почему не первый и не третий? Первый руководитель излишне замыкает на себе, и без его постоянного контроля команда теряет эффективность. Третий руководитель не смог раскрыть потенциал сотрудников, и без него команда сработала лучше.
Вопрос: кто из них хороший руководитель?
Ответ: второй. Он правильно распределял и развивал ресурсы.
Почему не первый и не третий? Первый руководитель излишне замыкает на себе, и без его постоянного контроля команда теряет эффективность. Третий руководитель не смог раскрыть потенциал сотрудников, и без него команда сработала лучше.
Как применить на практике:
- Проанализируйте работу команды в ваше отсутствие.Какие задачи они выполнили успешно, а какие вызвали трудности?
Как сотрудники взаимодействовали друг с другом? - Включите рефлексию.Что до этого вы не видели, не доиспользовали и как можно по-другому?
Возможно, какие-то процессы можно докрутить. Или есть задачи, которые требуют вашего вмешательства или, наоборот, можно делегировать. Может у кого-то в команде увидите недооценённые компетенции и потенциал. - Разработайте стратегию улучшайзинга команды.На основе того, что увидели, постепенно внесите изменения в работу. Поощряйте команду за самостоятельность, инициативность и новые идеи.
Клуб руководителей
Мы готовы поделиться ещё множеством полезных инструментов и стратегий для успешного управления командой. Приглашаю вас присоединиться к нашему клубу, где вы сможете:
✓ обмениваться опытом с другими руководителями,
✓ получать доступ к полезным материалам и инструментам,
✓ развивать свои управленческие навыки.
✓ обмениваться опытом с другими руководителями,
✓ получать доступ к полезным материалам и инструментам,
✓ развивать свои управленческие навыки.
© 2025 Клуб для руководителей "Level Up"
Скучно, но важно
Контактная информация
- Телефон: +7 964 566-99-67
- Email: eelizarova123@gmail.com
- Адрес: Москва, Россия
ИП Елизарова Екатерина Вячеславовна
- ИНН 667415186600
